HR auditas — terminas, kurį įmonių vadovai dažnai girdi, bet ne visada tiksliai supranta. Kai kurie mano, kad tai mokesčių ar finansų tikrinimas. Kiti galvoja, kad tai darbuotojų apklausos. Iš tikrųjų HR auditas yra kur kas konkretesnis ir praktiškesnis įrankis.
HR audito apibrėžimas
HR auditas — tai struktūruota jūsų įmonės personalo procesų, dokumentacijos ir praktikų peržiūra, kurios tikslas yra nustatyti, kas veikia gerai, kas kelia riziką, ir ką verta keisti.
Auditas atliekamas nepriklausomai — dažniausiai išorinio HR specialisto. Tai leidžia gauti objektyvų vaizdą be vidinių santykių ar politikų įtakos.
- Darbo inspekcijos patikrinimas (nors padeda jam pasiruošti)
- Psichologinis tyrimas ar darbuotojų apklausos
- Finansinis ar mokesčių auditas
- Kaltinimų ar nusižengimų tyrimas
Ką apima HR audito sritis?
HR audito apimtis priklauso nuo susitarimo. Gali būti pilnas auditas — kai peržiūrimos visos HR funkcijos sritys — arba dalinis auditas, kai fokusuojamasi į konkrečią problemą.
Tipinės audito sritys:
- HR dokumentacija — darbo sutartys, pareigybių aprašymai, vidaus tvarkos aprašai, atitiktis Darbo kodeksui
- BDAR (GDPR) atitiktis — kaip tvarkomi darbuotojų asmens duomenys, sutikimai, saugojimo tvarka
- Personalo procesai — priėmimas, adaptacija, atleidimas: kaip vyksta ir kur yra spragų
- Veiklos vertinimas — ar egzistuoja vertinimo sistema ir ar ji realiai naudojama
- Komandos struktūra ir atsakomybės — vadovavimo praktikos, hierarchija
- Darbuotojų kaita — kaitos rodikliai ir jų priežastys
Kaip vyksta HR audito procesas?
Kiekvienas auditas prasideda nuo situacijos analizės ir baigiasi rašytine ataskaita su radiniais bei rekomendacijomis. Tipiškas proceso eiga:
Pirminis pokalbis
Aptariame įmonės dydį, žinomas problemas ir audito tikslą. Nustatome apimtį ir sudarome grafiką.
Dokumentacijos peržiūra
Peržiūrime darbo dokumentus, vidinius aprašus ir esamus procesus pagal sutartą apimtį.
Interviu su vadovais
Struktūruoti pokalbiai atskleidžia neformalias praktikas, kurios diktuoja realų procesą.
Ataskaitos parengimas
Radiniai pagal sritis, rizikų prioritetavimas — kritinės, reikšmingos, rekomendacijos.
Pristatymas vadovybei
Aptariame prioritetus ir galimus tolesnius žingsnius. El. arba gyvai — pagal susitarimą.
Kiek laiko trunka HR auditas?
- Dalinis auditas (pvz., tik dokumentacijos peržiūra): 3–5 darbo dienos
- Pilnas auditas mažai įmonei (iki 50 darbuotojų): 1–2 savaitės
- Pilnas auditas vidutinei įmonei (50–150 darbuotojų): 2–4 savaitės
Kada verta atlikti HR auditą?
Ko tikėtis audito pabaigoje?
- Rašytinė ataskaita su radiniais pagal sritis
- Prioritetuotas rizikų sąrašas (kas reikalauja skubaus veiksmo, kas — planinės korekcijos)
- Konkrečios rekomendacijos kiekvienai problemai
- Pristatymas vadovybei (el. arba gyvai)
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar HR auditas yra privalomas?
Ne, HR auditas nėra privalomas Lietuvos teisės aktų prasme. Tačiau jo rezultatai dažnai atskleidžia trūkumus, kurie gali tapti VDI baudų ar darbo ginčų priežastimi. Proaktyvus auditas paprastai yra pigiau nei reaktyvus problemos sprendimas.
Ar auditas pažeis darbuotojų pasitikėjimą?
Gerai suplanuotas auditas — ne. Darbuotojų interviu (jei atliekami) yra konfidencialūs ir savanoriški. Auditoriaus tikslas — procesai ir dokumentai, ne individualių žmonių įvertinimas.
Kas atlieka HR auditą — vidinis ar išorinis specialistas?
Abu variantai įmanomi, tačiau išorinis auditorius turi nepriklausomumo pranašumą — nėra susijęs su vidiniais santykiais ir matys problemą iš šalies. Daugelis įmonių renkasi išorinį auditą būtent dėl to.
Ar HR audito rezultatai konfidencialūs?
Taip. Visa audito metu gauta informacija — dokumentai, pokalbių turinys, radiniai — yra konfidenciali ir naudojama tik auditui atlikti. Tai įtvirtinama sutartyje.
Ką daryti po audito?
Po audito gaunate radinių ataskaitą su prioritetuotu veiksmų planu. Galite įgyvendinti rekomenduojamus sprendimus savarankiškai arba tęsti bendradarbiavimą su HR konsultantu, kuris padės juos diegti. Tai nėra automatiškai įtraukta į audito paketą — derinamas atskirai.
Reikia HR audito? Pradėkime nuo pokalbio.
Aptarsime jūsų situaciją ir pasiūlysime tinkamiausią audito apimtį
Pirmasis pokalbis nemokamas ir neįpareigojantis