Daugelis įmonių personalo dokumentus tvarko „kaip nors" — kol neateina patikrinimas, neiškyla ginčas su darbuotoju arba nepasikeičia atsakingas žmogus. Tada paaiškėja, kad trūksta sutarties priedų, nėra supažindinimo įrašų arba duomenys saugomi nesilaikant BDAR. Šis straipsnis paaiškina, kokie personalo dokumentai yra privalomi ir kaip užtikrinti, kad jūsų dokumentacija atlaikytų bet kokį patikrinimą.
Kodėl personalo dokumentai svarbūs?
Personalo dokumentai atlieka tris funkcijas vienu metu: jie įrodo, kad darbo santykiai sutvarkyti teisėtai, jie reglamentuoja abiejų pusių teises ir pareigas, ir jie tampa pagrindiniu įrodymu kilus ginčui. Kai dokumentacija tvarkinga, darbdavys gali ramiai reaguoti į Valstybinės darbo inspekcijos (VDI) klausimus, darbuotojo pretenzijas ar duomenų apsaugos patikrą.
Kai dokumentacijos trūksta arba ji pasenusi, net teisus darbdavys atsiduria silpnoje pozicijoje — nes negali to įrodyti popieriuje.
- darbuotojas kreipiasi į darbo ginčų komisiją;
- vyksta VDI patikrinimas;
- tikrinama BDAR atitiktis;
- keičiasi atsakingas darbuotojas ir niekas nebežino, kur kas yra.
Privalomi personalo dokumentai
Tikslus sąrašas priklauso nuo įmonės dydžio ir veiklos, tačiau šie dokumentai aktualūs beveik kiekvienam darbdaviui:
- Darbo sutartys ir jų pakeitimai — pagrindinis dokumentas, fiksuojantis darbo santykių sąlygas.
- Pareigybių aprašymai — funkcijos, atsakomybės ir reikalavimai pareigybei.
- Darbo tvarkos taisyklės — vidaus tvarka, darbo laikas, elgesio standartai.
- Darbo laiko apskaita — faktiškai dirbtas laikas, viršvalandžiai, atostogos.
- Darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentai — instruktavimai, supažindinimo įrašai.
- Atostogų grafikai ir įsakymai — atostogų suteikimo ir kompensavimo pagrindas.
- BDAR dokumentai — duomenų tvarkymo veiklos įrašai, sutikimai, informavimo pranešimai.
- Įsakymai dėl priėmimo, perkėlimo ir atleidimo — fiksuoja personalo sprendimus.
Norite greitai pasitikrinti savo įmonės situaciją? Pasinaudokite mūsų Darbo kodekso kontroliniu sąrašu.
Personalo dokumentų valdymas ir saugojimas
Turėti dokumentą — nepakanka; jį reikia teisingai saugoti. Personalo dokumentams taikomi įvairūs saugojimo terminai, nustatyti teisės aktuose, o daliai su darbo santykiais susijusių dokumentų terminai yra ilgi (kai kuriais atvejais — dešimtmečiai). Todėl prieš naikinant bet kokį dokumentą būtina pasitikrinti aktualius reikalavimus.
Kadangi personalo dokumentuose yra darbuotojų asmens duomenų, jiems taikomas BDAR: reikia teisėto tvarkymo pagrindo, ribotos prieigos, aiškios saugojimo ir naikinimo tvarkos. Praktikoje tai reiškia, kad dokumentai neturėtų gulėti bendrame aplanke, prie kurio prieina visi.
Dažniausios klaidos personalo dokumentacijoje
Kada verta pavesti dokumentų valdymą specialistams
Maža įmonė dažnai susitvarko savo jėgomis, tačiau augant darbuotojų skaičiui dokumentacija tampa sudėtingesnė, o klaidų kaina — didesnė. Išorinis specialistas naudingas, kai norite vienkartinai sutvarkyti visą bazę, pasiruošti patikrinimui arba užtikrinti nuolatinę atitiktį be atskiro etato.
Jei norite objektyvaus dabartinės būklės vaizdo, pradėti verta nuo HR audito — jis parodo, ko trūksta ir ką taisyti pirmiausia. Tolesnį tvarkymą galima pavesti personalo dokumentacijos valdymo paslaugai.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kokie personalo dokumentai yra privalomi?
Kiekviena įmonė, turinti darbuotojų, privalo turėti darbo sutartis, darbo laiko apskaitą, darbuotojų saugos ir sveikatos instruktavimo dokumentus bei tvarkyti darbuotojų asmens duomenis pagal BDAR. Dalis dokumentų (pvz., darbo tvarkos taisyklės) tampa privalomi nuo tam tikro darbuotojų skaičiaus arba kai to reikalauja veiklos specifika.
Kiek laiko reikia saugoti personalo dokumentus?
Saugojimo terminai priklauso nuo dokumento tipo ir yra nustatyti teisės aktuose. Daliai su darbo santykiais susijusių dokumentų taikomi ilgi terminai (kai kuriais atvejais — dešimtmečiai), todėl prieš naikinant bet kokį personalo dokumentą verta pasitikrinti aktualius reikalavimus.
Ar darbo tvarkos taisyklės yra privalomos?
Darbo tvarkos taisyklės reikalingos, kai įmonėje dirba daugiau darbuotojų arba kai reikia aiškiai reglamentuoti vidaus tvarką, darbo laiką ir elgesio standartus. Net jei jos nėra formaliai privalomos, jos labai sumažina ginčų riziką ir suteikia aiškumo.
Kaip BDAR susijęs su personalo dokumentais?
Personalo dokumentuose tvarkomi darbuotojų asmens duomenys, todėl jiems taikomas BDAR. Reikia teisėto duomenų tvarkymo pagrindo, aiškios saugojimo tvarkos, prieigos ribojimo ir darbuotojų informavimo. Netvarkingi duomenys yra ne tik darbo, bet ir duomenų apsaugos rizika.
Ar galima personalo dokumentaciją tvarkyti elektroniškai?
Taip. Vis daugiau dokumentų gali būti pasirašoma ir saugoma elektroniškai, jei užtikrinamas dokumentų autentiškumas, vientisumas ir tinkama prieigos kontrolė. Svarbu, kad elektroninė sistema atitiktų tiek darbo teisės, tiek BDAR reikalavimus.
Norite sutvarkyti personalo dokumentaciją?
Padėsime įvertinti dabartinę būklę ir sudaryti tvarką, kuri atlaikys patikrinimą
Pirmasis pokalbis nemokamas ir neįpareigojantis